← Tất cả bài viết

Hàng mang nhãn hiệu đã bảo hộ tại Việt Nam: khi nào cần ủy quyền nhãn hiệu để gia công, xuất nhập khẩu?

Ngày 04/07/2026 • Weimex
Khi hàng hóa mang nhãn hiệu đã được đăng ký bảo hộ tại Việt Nam, doanh nghiệp gia công hoặc xuất nhập khẩu phải chứng minh mình có quyền sử dụng nhãn hiệu đó, thông thường bằng một văn bản ủy quyền của chủ sở hữu quyền. Văn bản này cần nêu rõ phạm vi: mặt hàng, lô hàng, mục đích và lãnh thổ sử dụng, đồng thời cam kết không chuyển nhượng cho bên thứ ba. Nếu chủ sở hữu nhãn hiệu là tổ chức nước ngoài, văn bản ủy quyền thường phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Thiếu chứng từ này, lô hàng có thể bị nghi ngờ là hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ và bị tạm dừng làm thủ tục hải quan.
Ủy quyền nhãn hiệu khi xuất nhập khẩu, gia công hàng có thương hiệu

Vì sao cơ quan hải quan yêu cầu văn bản ủy quyền nhãn hiệu khi xuất nhập khẩu hoặc gia công hàng có thương hiệu?

Nhãn hiệu là một đối tượng của quyền sở hữu công nghiệp được bảo hộ theo Luật Sở hữu trí tuệ. Khi một nhãn hiệu đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký tại Việt Nam, chủ sở hữu có độc quyền sử dụng và cho phép người khác sử dụng nhãn hiệu đó trên lãnh thổ Việt Nam. Mọi hành vi gắn nhãn hiệu, sản xuất, lưu thông, xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa mang nhãn hiệu mà không được chủ sở hữu cho phép đều có thể bị coi là hành vi xâm phạm quyền đối với nhãn hiệu.

Tại khâu hải quan, một trong những nhiệm vụ trọng tâm là phòng, chống hàng giả và hàng hóa xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ. Vì vậy, khi phát hiện lô hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu mang nhãn hiệu đã được bảo hộ, đặc biệt là nhãn hiệu có gắn ký hiệu ® thể hiện đã đăng ký, cơ quan hải quan có quyền yêu cầu doanh nghiệp xuất trình chứng từ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp nhãn hiệu. Yêu cầu này không nhằm gây khó dễ, mà để xác định hàng hóa là hàng chính danh được chủ thương hiệu cho phép, hay là hàng giả mạo nhãn hiệu cần ngăn chặn.

Cơ sở pháp lý của hoạt động kiểm soát này nằm ở Luật Hải quan năm 2014 về kiểm tra, giám sát và tạm dừng làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa có yêu cầu bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ, được hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 13/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 13/2020/TT-BTC).

Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải có ủy quyền sử dụng nhãn hiệu?

Không phải mọi lô hàng mang chữ hay logo đều cần ủy quyền, nhưng doanh nghiệp nên đặc biệt lưu ý các trường hợp sau:

Trường hợp doanh nghiệp chính là chủ sở hữu nhãn hiệu, hoặc nhãn hiệu chưa được bảo hộ tại Việt Nam, thì về nguyên tắc không phát sinh yêu cầu ủy quyền. Tuy nhiên, để chủ động, doanh nghiệp nên tra cứu tình trạng bảo hộ nhãn hiệu trước khi làm thủ tục.

Văn bản ủy quyền sử dụng nhãn hiệu cần có những nội dung gì?

Văn bản ủy quyền, thường được lập dưới dạng thư ủy quyền (Letter of Authorization), là cơ sở để hải quan chấp nhận lô hàng. Để có giá trị thực tế, văn bản nên thể hiện đầy đủ và rõ ràng các nội dung:

Việc giới hạn rõ phạm vi và cấm chuyển nhượng cho bên thứ ba giúp chủ sở hữu kiểm soát nhãn hiệu, đồng thời giúp doanh nghiệp chứng minh tính hợp pháp một cách thuyết phục trước cơ quan hải quan.

Khi nào phải hợp pháp hóa lãnh sự văn bản ủy quyền và quy trình ra sao?

Nếu chủ sở hữu nhãn hiệu là tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài, văn bản ủy quyền được lập và ký ở nước ngoài thì để được công nhận giá trị sử dụng tại Việt Nam, thông thường phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ do nước ngoài cấp để giấy tờ đó được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Trình tự phổ biến gồm: văn bản ủy quyền được chứng thực và chứng nhận bởi cơ quan có thẩm quyền tại nước cấp, sau đó được hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước đó (ví dụ Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Việt Nam), hoặc tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ ở trong nước đối với giấy tờ đã mang về Việt Nam. Nếu văn bản bằng tiếng nước ngoài, doanh nghiệp cần dịch công chứng sang tiếng Việt để nộp cho hải quan.

Trên thực tế, quy trình hợp pháp hóa lãnh sự mất thời gian. Vì vậy nhiều doanh nghiệp xử lý song song: trước mắt chuẩn bị ngay thư ủy quyền của chủ sở hữu cho lô hàng cụ thể (ghi số bill, số invoice, giới hạn lãnh thổ Việt Nam, không chuyển nhượng cho bên thứ ba) để làm việc với hải quan, đồng thời tiến hành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự để hoàn thiện hồ sơ theo đúng chuẩn pháp lý.

Cơ chế bảo vệ quyền tại hải quan và hệ quả khi thiếu ủy quyền

Chủ sở hữu quyền sở hữu trí tuệ, hoặc người được chủ sở hữu ủy quyền (thường là văn phòng luật sư đại diện), có thể nộp đơn đề nghị cơ quan hải quan kiểm tra, giám sát hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu liên quan đến nhãn hiệu của mình. Khi nhãn hiệu đã được ghi nhận trong hệ thống kiểm soát, mọi lô hàng mang nhãn hiệu đó sẽ được hải quan rà soát kỹ hơn.

Trong trường hợp nghi ngờ hàng hóa xâm phạm quyền, cơ quan hải quan có thể quyết định tạm dừng làm thủ tục hải quan để xác minh. Nếu doanh nghiệp không xuất trình được văn bản ủy quyền hoặc chứng từ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp nhãn hiệu, lô hàng có thể bị xử lý theo hướng hàng giả mạo nhãn hiệu hoặc hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, kéo theo nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính, buộc tiêu hủy hoặc tái xuất, chưa kể chi phí lưu kho, lưu bãi và chậm trễ giao hàng. Do đó, việc chuẩn bị đầy đủ ủy quyền không chỉ là thủ tục, mà là biện pháp phòng ngừa rủi ro pháp lý và tài chính đáng kể.

Kinh nghiệm thực tế và khuyến nghị cho doanh nghiệp gia công, xuất nhập khẩu hàng có thương hiệu

Từ thực tiễn xử lý các lô hàng mang nhãn hiệu được bảo hộ, có thể rút ra một ví dụ minh họa: một doanh nghiệp gia công sản phẩm mang nhãn hiệu A, trên bao bì có gắn ký hiệu ®, được hải quan yêu cầu chứng minh quyền sử dụng nhãn hiệu. Hướng xử lý đã được chấp nhận là yêu cầu bên đặt gia công (chủ sở hữu nhãn hiệu) cấp một thư ủy quyền ghi rõ cho phép doanh nghiệp sản xuất và xuất khẩu mặt hàng cụ thể mang nhãn hiệu A theo hợp đồng gia công, gắn với số bill và số invoice của lô hàng, giới hạn sử dụng trong lãnh thổ Việt Nam và không chuyển nhượng cho bên thứ ba; sau đó mang văn bản này đi hợp pháp hóa lãnh sự khi chủ sở hữu ở nước ngoài.

Để chủ động, doanh nghiệp nên thực hiện một số khuyến nghị: kiểm tra tình trạng bảo hộ nhãn hiệu tại Việt Nam trước khi ký hợp đồng gia công hoặc nhập khẩu; đưa điều khoản về quyền sử dụng nhãn hiệu và trách nhiệm cung cấp văn bản ủy quyền vào hợp đồng với đối tác; yêu cầu đối tác cung cấp ủy quyền đã hợp pháp hóa lãnh sự ngay từ đầu đối với nhãn hiệu của tổ chức nước ngoài; và lưu trữ đầy đủ bộ chứng từ để xuất trình khi hải quan yêu cầu. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng này giúp lô hàng được thông quan thuận lợi và bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro liên quan đến hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ.

Nguồn tham khảo